Untuk mengatur pelaksanaan sebuah acara sehingga bisa berlangsung sebagaimana mestinya, pada umumnya penggagas acara akan menggunakan jasa Event Organizer (EO) untuk mengatur segalanya. Mulai dari acara perlombaan hingga pesta pernikahan. Dan jumlah EO yang beredar di Indonesia pun sangatlah banyak. Tapi bagaimana caranya memilih Event Organizer yang baik? Berikut ini beberapa poin yang perlu diperhatikan dalam memilih berdasarkan pengalaman gw berhubungan dengan EO ‘geblek‘:
1. Memiliki Konsep Holistik Acara
Sebelum sebuah acara dilaksanakan, setiap pihak terutama Even Organizer harus memiliki konsep yang benar dan menyeluruh terhadap acara yang akan dilaksanakan. Setelah pihak penggagas acara menjabarkan gambaran umum mengenai acara yang akan digelar, sebaiknya calon EO atau sang ahli Dekorasi Acara yang akan ditunjuk telah menghasilkan sebuah konsep mendetil dan dapat menggambarkan lebih rinci mengenai persiapan hingga action plan yang akan dilakukannya. Dari sini kita bisa melihat apakah EO untuk Acara Kegiatan tersebut menguasai bidangnya atau tidak.
2. Memiliki SDM yang Memadai
EO yang baik setelah memiliki konsep yang lengkap mengenai acara, mereka harus dapat menjamin bahwa mereka memiliki SDM yang memadai baik dari sisi kuantitas maupun kualitas. Memang SDM yang dimaksud ini tidak harus 100% adalah tim dari EO atau Jasa Dekorasi yang bersangkutan, sangat dimungkinkan untuk outsource. Hanya saja kepastian jumlah dan kualitas yang diperlukan haruslah dijamin oleh sang EO atau sang ahli Dekorasi Acara . Jangan sampai acara berlangsung dengan kekurangan SDM yang pada akhirnya sang penggagas acara harus turun tangan sendiri dan mengerahkan tenaga tambahan internalnya. Pemilik konsep dan uang harus dipisahkan dari tim pelaksana. Kalau pemilik uang juga yang melakukan eksekusi, untuk apa menyewa jasa EO?
3. Portofolio
Klise memang jika kita membicarakan poin yang satu ini. Tapi bagaimana pun juga portofolio sebuah EO akan menunjukkan kemampuan sebenarnya dari EO yang bersangkutan. Termasuk di dalamnya referensi dari para klien EO tersebut yang mera puas dengan hasil kerjanya. Jangan sekali-kali memilih EO atau Jasa Dekorasi yang tidak jelas asal muasalnya, atau bahkan EO yang pernah berbuat kesalahan yang sangat fatal. Bila Anda kenal baik dengan pemilik atau pimpinan EO jasa Tenda Acara & Tenda Kegiatan tersebut, mulailah untuk memisahkan secara jelas antara hubungan pribadi dengan hubungan profesional. Mungkin saja secara pribadi Anda tidak memiliki masalah, tapi bila berhubungan secara profesional usahakan rasa malu yang akan timbul dikemudian hari.
4. Kreatif Yang Terbatas
Setiap orang pasti sangat senang bekerja bersama tim yang memiliki kreativitas tinggi yang dapat membuat acara yang akan dilaksanakan lebih baik dari apa yang dibayangkan di permulaan. Namun, tim yang ‘terlalu kreatif’ pun perlu diwaspadai, karena banyak yang kreatif namun berujung kepada kehancuran
Untuk itu diperlukan penyusunan konsep awal terlebih dahulu dan pihak penggagas harus bisa memastikan bahwa sang Even Organizer akan berjalan sesuai yang disepakati bersama demi kebaikan bersama pula.
Untuk Anda yang sedang atau akan bergerak di usaha bidang jasa yang satu ini(cth usaha jasa Tenda Acara & Tenda Kegiatan), hendaknya baik-baik menjaga kredibilitas nama baik Anda dan profesionalisme kerja sebelum kegagalan Anda dapat menghancurkan Anda dan karyawan Anda sendiri.
Dan untuk Anda yang akan menyewa jasa EO untuk Acara Kegiatan, ingatlah hukum ini : “Ada Uang Ada Rupa!“
http://www.feha.web.id/
